در دنیای ارتباطات امروزی، بسیاری از شرکت ها و کسب و کارها به دنبال روش هایی هستند که بتوانند تماس های تلفنی را با هزینه کمتر، کیفیت بالاتر و امکانات بیشتر مدیریت کنند. یکی از فناوری هایی که در سال های اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفته، تلفن VOIP است. اما واقعا تلفن voip چیست و چرا بسیاری از سازمان ها در حال مهاجرت به این سیستم هستند؟
به طور ساده، VOIP فناوری ای است که امکان برقراری تماس تلفنی از طریق اینترنت را فراهم می کند. در این فناوری صدا به داده های دیجیتال تبدیل شده و از طریق شبکه اینترنت منتقل می شود. به همین دلیل دیگر نیازی به خطوط تلفن سنتی نیست و ارتباطات از طریق بستر اینترنت انجام می شود. اگر برای شما هم سوال است که تلفن ویپ چیست و چگونه کار می کند، در ادامه به طور کامل با نحوه عملکرد، کاربردها و ویژگی های آن آشنا می شوید.
تلفن VOIP چیست
برای درک بهتر اینکه ویپ تلفن چیست ابتدا باید با مفهوم VOIP آشنا شویم. VOIP مخفف عبارت Voice Over Internet Protocol است و به معنای انتقال صدا از طریق اینترنت می باشد. در واقع در این فناوری به جای استفاده از خطوط مخابراتی قدیمی، تماس ها از طریق شبکه اینترنت برقرار می شوند.
به زبان ساده تر اگر بخواهیم بگوییم خط تلفن ویپ چیست باید بگوییم نوعی خط تلفن است که روی بستر اینترنت کار می کند. این خط می تواند همانند خطوط تلفن معمولی تماس برقرار کند اما امکانات بسیار بیشتری در اختیار کاربران قرار می دهد.
امروزه بسیاری از شرکت ها به جای سیستم های تلفنی قدیمی از سیستم تلفن ویپ استفاده می کنند زیرا این سیستم علاوه بر کاهش هزینه ها، قابلیت های پیشرفته ای مانند انتقال تماس، صف تماس، گزارش تماس ها و منشی تلفنی را ارائه می دهد. در واقع زمانی که درباره سیستم تلفن voip چیست صحبت می کنیم، منظور یک زیرساخت ارتباطی مبتنی بر اینترنت است که تماس های صوتی را مدیریت می کند.
نحوه کار تلفن های VOIP
یکی از سوالات رایج کاربران این است که نحوه کار تلفن های voip چگونه است و تماس ها دقیقا به چه صورت برقرار می شوند.
زمانی که شما با یک تلفن ویپ تماس برقرار می کنید، صدای شما ابتدا توسط دستگاه تلفن یا نرم افزار مربوطه دریافت می شود. سپس این صدا به سیگنال دیجیتال تبدیل شده و به بسته های داده تبدیل می گردد. این داده ها از طریق اینترنت به مقصد ارسال می شوند و در سمت گیرنده دوباره به صدا تبدیل می شوند.
در این فرایند چند بخش اصلی نقش دارند:
1. تبدیل صدا به داده دیجیتال
در اولین مرحله صدای کاربر توسط دستگاه به داده های دیجیتال تبدیل می شود. این کار توسط کدک ها انجام می شود تا حجم داده ها کاهش پیدا کند و انتقال سریع تر انجام شود.
2. انتقال داده از طریق اینترنت
پس از تبدیل صدا، داده ها به صورت بسته های اطلاعاتی از طریق شبکه اینترنت منتقل می شوند. در این مرحله سرورهای ارتباطی و پروتکل هایی مانند SIP وظیفه مدیریت تماس را بر عهده دارند.
3. تبدیل داده به صدا در مقصد
در سمت گیرنده داده ها دوباره به صدا تبدیل شده و کاربر می تواند تماس را بشنود. این فرایند در کسری از ثانیه انجام می شود به همین دلیل کاربر هیچ تاخیری احساس نمی کند.
در واقع همین ساختار باعث شده است که سیستم تلفن voip بتواند تماس ها را با کیفیت بالا و هزینه بسیار کمتر نسبت به خطوط سنتی برقرار کند.
تجهیزات مورد نیاز برای سیستم تلفن VOIP
برای راه اندازی یک سیستم تلفن voip به تجهیزات پیچیده ای نیاز نیست و اغلب کسب و کارها می توانند به راحتی از آن استفاده کنند. مهم ترین موارد مورد نیاز عبارتند از اینترنت پایدار، تلفن IP یا نرم افزار تلفنی، روتر شبکه و سرور ویپ.
در بسیاری از کسب و کارها این زیرساخت به صورت ابری ارائه می شود و نیازی به تجهیزات پیچیده در محل شرکت نیست. به همین دلیل استفاده از سیستم تلفن ویپ برای شرکت های کوچک و استارتاپ ها نیز بسیار مقرون به صرفه است. امروزه برخی مجموعه ها مانند دیالینگ این امکان را فراهم کرده اند که کسب و کارها بتوانند بدون دردسرهای فنی از خدمات تلفن ابری و سیستم تلفن voip استفاده کنند و به سادگی سیستم ارتباطی خود را راه اندازی کنند.
ویژگی های تلفن VOIP
یکی از دلایل محبوبیت بالای این فناوری، امکانات گسترده آن است. بسیاری از قابلیت هایی که در سیستم های سنتی وجود ندارد در این سیستم قابل استفاده است.
از مهم ترین ویژگی های سیستم تلفن ویپ می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. منشی تلفنی هوشمند
سیستم IVR یا منشی تلفنی به تماس گیرندگان اجازه می دهد تا بخش مورد نظر خود را انتخاب کنند و تماس به صورت خودکار به بخش مربوطه منتقل شود.
2. انتقال تماس
کاربران می توانند تماس های دریافتی را به شماره های دیگر یا بخش های مختلف سازمان منتقل کنند.
3. ضبط مکالمات
یکی از قابلیت های مهم در سیستم تلفن voip امکان ضبط تماس ها برای بررسی کیفیت خدمات یا آموزش کارکنان است.
4. گزارش تماس ها
مدیران می توانند گزارش کاملی از تماس های ورودی و خروجی دریافت کنند و عملکرد تیم پشتیبانی یا فروش را تحلیل کنند.
5. تماس داخلی رایگان
در بسیاری از سازمان ها تماس بین داخلی ها بدون هزینه انجام می شود که این موضوع هزینه های ارتباطی را به شکل قابل توجهی کاهش می دهد.
کاربرد VOIP در کسب و کارها
اگر بخواهیم بررسی کنیم voip چیست و کاربرد آن باید به نقش مهم این فناوری در ارتباطات سازمانی اشاره کنیم. امروزه بسیاری از شرکت ها از سیستم تلفن voip برای مدیریت تماس های مشتریان استفاده می کنند.
یکی از مهم ترین کاربرد voip در مراکز تماس یا Call Center ها است. در این مراکز تماس های زیادی به صورت روزانه مدیریت می شود و سیستم های ویپ امکان مدیریت صف تماس، گزارش گیری و کنترل تماس ها را فراهم می کنند.
از دیگر کاربردهای مهم این فناوری می توان به استفاده در شرکت های خدماتی، فروشگاه های اینترنتی، استارتاپ ها و تیم های دورکار اشاره کرد. در این شرایط کارکنان می توانند از هر نقطه ای به سیستم تلفنی شرکت متصل شوند و تماس های کاری خود را پاسخ دهند.
همچنین بسیاری از کسب و کارها برای کاهش هزینه های ارتباطی بین شعب مختلف از سیستم تلفن ویپ استفاده می کنند زیرا تماس بین دفاتر مختلف از طریق اینترنت انجام می شود.
در همین راستا مجموعه هایی مانند دیالینگ به عنوان واسط میان ارائه دهندگان خدمات تلفن ابری و کسب و کارها، شرایطی را فراهم کرده اند تا شرکت ها بتوانند بدون پیچیدگی های فنی از این خدمات استفاده کنند. همانطور که در بخش های مختلف سایت مشاهده می کنید، امکان بررسی خدمات و همچنین مشاهده لیست قیمت نیز برای کاربران فراهم شده تا بتوانند متناسب با نیاز خود بهترین گزینه را انتخاب کنند.
تفاوت تلفن VOIP با تلفن سنتی
اگر بخواهیم تفاوت میان سیستم های قدیمی و سیستم تلفن voip را بررسی کنیم، چند تفاوت مهم وجود دارد. در تلفن های سنتی تماس ها از طریق خطوط مخابراتی برقرار می شوند اما در سیستم تلفن ویپ تماس ها از طریق اینترنت منتقل می شوند.
همچنین امکاناتی که در سیستم تلفن voip وجود دارد بسیار گسترده تر از تلفن های سنتی است. قابلیت هایی مانند گزارش تماس، مدیریت صف تماس، ضبط مکالمات و اتصال به نرم افزارهای CRM از جمله امکاناتی هستند که در سیستم های قدیمی وجود ندارند.
از نظر هزینه نیز معمولا استفاده از سیستم تلفن ویپ مقرون به صرفه تر است زیرا بسیاری از تماس ها از طریق اینترنت انجام می شوند و هزینه های مخابراتی کاهش پیدا می کند.
نتیجه گیری
در این مقاله بررسی کردیم که تلفن voip چیست و چگونه می تواند سیستم ارتباطی یک کسب و کار را متحول کند. همانطور که گفته شد، در این فناوری تماس های صوتی از طریق اینترنت منتقل می شوند و همین موضوع باعث کاهش هزینه ها و افزایش امکانات می شود.
امروزه بسیاری از شرکت ها برای مدیریت بهتر تماس ها از سیستم تلفن voip استفاده می کنند زیرا این سیستم امکاناتی مانند منشی تلفنی، ضبط مکالمات، گزارش تماس و مدیریت تماس های سازمانی را در اختیار آنها قرار می دهد. علاوه بر این انعطاف پذیری بالا و امکان استفاده در هر مکان باعث شده است که سیستم تلفن ویپ به یکی از بهترین گزینه ها برای کسب و کارهای مدرن تبدیل شود.
با توجه به رشد سریع ارتباطات اینترنتی، استفاده از این فناوری در حال افزایش است و مجموعه هایی مانند دیالینگ نیز تلاش می کنند تا دسترسی کسب و کارها به خدمات تلفن ابری و سیستم تلفن voip را ساده تر و سریع تر کنند تا شرکت ها بتوانند ارتباطات حرفه ای تری با مشتریان خود برقرار کنند.
مطالب مرتبط: